1. 會前準備
2. 會議流程
3. 投票表決
4. 臨時動議

行政會議的目的在於事先告知與會人員討論項目，使獲得發言權的與會人員均有足夠的時間對於相關的話題加以思考，並在會議進行期間有效率地提出見解和意見，務求在充分準備的情況下迅速地解決問題和完成規劃。行政會議應定期於每週舉行，以確保全體團隊在資訊充足的情況下能互相給予協助。

會前準備

內務部副會長就各活動專案相關的計畫或進度和可能面臨的困難，事先和相關幹部和負責人舉行會前討論，並逐步將討論內容細劃分為報告部分和討論部分。外務部副會長就各類外務專案宣傳相關的計畫或進度和可能面臨的困難，事先和相關幹部和負責人舉行會前討論，並逐步將討論內容細劃分為報告部分和討論部分。技術部副會長就網站的管理和美工的進度和可能面臨的困難，事先和相關幹部和負責人舉行會前討論，並逐步將討論內容細劃分為報告部分和討論部分。財務長就各類的開銷收入報表，事先和各專案負責人舉行會前討論，並逐步將討論內容細劃分為報告部分和討論部分。

行政會議於舉行前兩個禮拜由會長夥同資深幹部群決定為公開或閉門會議；公開會議邀請資深顧問團、幹部群、實習和助理與會，閉門會議僅限資深幹部、幹部群和專案負責人與會。

報告的部分由專案負責人屆時以重點性的方式簡報出各專案的工作進度，並事先由秘書向會長和資深幹部群在各會前討論後自動收集成書面報告並加以印製以供索取，方便與會人員對於討論事項的了解。

討論的部分在行政會議舉行前一個禮拜，由專案負責人以網路(TABBS或電子郵件)的方式公告於與會人員，並明確告知是否將以投票表決的方式決定結果。討論隨行政會議性質分為公開或閉門討論, 公開討論即與會人員(包括實習和助理)均有發言權，閉門討論即僅有會長、資深幹部群、資深顧問群和幹部群擁有發言權。

會長或行政會議主持人有責任在行政會議舉行前兩個禮拜通知資深幹部群，並在行政會議舉行前一個禮拜，確定討論部分已公告於與會人員(緊急行政會議不在此限).

會議流程

由會長或行政會議主持人確立會議詳細流程。基本流程為報告部分、討論部分、表決部分和臨時動議部分。每組負責人的報告應以五分鐘為限，視報告內容的重要性或多寡可略為調整。報告部分應於四十五分鐘內完成；每項議題的討論應以十分鐘為限，視討論項目的重要性或多寡可略為調整；討論部分應於半小時至四十五分鐘內完成。經由討論部分之後，以舉手表決的方式決定單一小組或負責人無法決定之事，全體社團行政團隊均尊重且確切執行表決的結果；表決部分應於十分鐘至十五分鐘內完成。每單項臨時動議須於十五分鐘內完成所有流程。

投票表決

未與會之人員均自動喪失表決權，且不得以書面或電話的替代方式進行投票表。 全體團隊於投票後需尊重且確切執行表決的結果。與會人士之投票資格由會長或行政會議主持人事先宣告。會長或行政會議主持人在會議流程中的討論部分需明確地朗誦表決事項的內容和選項，並由秘書以文字的方式詳細紀錄表決結果。表決結果以少數服從多數的方式決定，不以過半數為特定條件，均未在任一選項舉手的人士以棄權而論(棄權不計入票數)。

臨時動議

會前所提的臨時動議全權由會長或行政會議主持人決定是否排入流程，每單項臨時動議的流程參考行政會議流程舉行。會中所提的臨時動議於行政會議流程中的表決部分提出以供全體與會人士表決進行該項臨時動議的進行與否。

備註

各專案負責人有責任於會前就報告事宜做會前整理，以事宜項目和內容的方式編排。各專案負責人有責任於會前就討論事宜做情況報告和分析，以載明消息來源和可能情況的分析的方式來告知與會人員。全體與會人員均以舉手的方式要求發言權，會長或行政會議主持人在合理的情況下有權力中止或拒絕某與會人士的發言權。